Klantenservice op de website
Vragen over producten, levertijden en voorwaarden, ook buiten kantooruren.
AI chatbots
Antwoorden uit eigen bronnen, op elk moment
Een chatbot die alleen antwoordt uit de eigen bronnen: voorwaarden, handboek, handleidingen en productinformatie. Elk antwoord krijgt een bron. Wat er niet in staat, wordt niet verzonnen maar doorgezet naar een collega.
Voorbeelden:
ChatbotVoorbeeld
Klant, via de website
Wanneer wordt een bestelling van vandaag geleverd?
- Leveringsvoorwaarden doorzocht
Antwoord
Bestellingen die vóór 16.00 uur binnen zijn, worden de volgende werkdag geleverd.
Bron: Leveringsvoorwaarden, artikel 4
Mens kan overnemen
Voorbeeld met verzonnen gegevens. Er gaat hier niets werkelijk de deur uit.
Wat eronder valt
Interne kennisbank
Medewerkers vinden procedures, regelingen en het handboek zonder te zoeken.
Buitendienst en monteurs
Handleidingen en storingsinformatie direct opvraagbaar, ook onderweg.
Leads en afspraken
De chatbot stelt de juiste vragen aan een nieuwe klant en zet een aanvraag of afspraak klaar.
Waar het draait
Website
Als chatvenster op de eigen site.
Microsoft Teams
Als chat in de werkdag van medewerkers.
WhatsApp
Bereikbaar voor klanten en de buitendienst.
Wat het oplevert
- Antwoord op elk moment van de dag
- Minder druk op klantenservice en HR
- Eén consistent antwoord, met de bron erbij
- Vragen die er niet in staan, gaan naar een mens
Gegevens en afspraken
Alleen eigen bronnen
De chatbot antwoordt alleen uit de documenten die vooraf zijn gekozen. Wat er niet in staat, wordt niet verzonnen.
Rollen en rechten
Een interne chatbot toont alleen informatie die bedoeld is voor wie de vraag stelt.
Gesprekken met persoonsgegevens
Vooraf ligt vast welke gegevens een chatbot mag vragen en hoe lang gesprekken bewaard blijven.
Veelgestelde vragen
Binnen de onderwerpen die vooraf zijn vrijgegeven wel, en altijd met een bron. Alles daarbuiten gaat naar een collega. Welke onderwerpen de chatbot zelf mag beantwoorden, bepaalt de organisatie.
De chatbot leest uit de documenten zelf. Wordt een document bijgewerkt, dan verandert het antwoord mee. We spreken af wie de bronnen bijhoudt.
Een gesprek met een boze klant overnemen of een uitzondering toestaan. Daarvoor schakelt de chatbot een mens in.
Een eerste gesprek over wat er te halen valt
Een half uur, zonder voorbereiding. Zonder kosten en zonder verplichtingen. Het gesprek gaat over waar de tijd in gaat zitten, en aan het eind is duidelijk of er iets te halen valt. Is dat niet zo, dan zeggen we dat.
